Prironiki

Naslov Poiljanje email vabil in pridobitev dovoljenja
Vsebina

Email vabila lahko poljemo na ve nainov. V nadaljevanju opisujemo tri osnovne pristope, podrobneje je problematika - ki je tehnino in metodoloko precej kompleksna in tudi dinamina (se hitro spreminja) - opisana v knjigi Web Survey Methodology, v poglavju 2.4 o tehninih pripravah na anketo, v najojem smislu v razdelku 2.4.1.3 (Email settings).

 

1. Obiajni nain email vabil za izvedbe spletnih anket

Za veino anket zadoata dve email vabili (two-email setting) brez sledenja, ki sta poslani celotnemu spisku anketirancev, in sicer:

 

  • V prvem emailu povabite vse potencialne respondente v smislu: “Vabim vas, da izpolnite anketo …”

 

  • Drugi email sledi 2-3 dni po prvem, vendar ne ve kot teden dni. V njem ponovno nagovorite celotni spisek potencialnih respondentov (tako tiste, ki so e izpolnili vpraalnik, kot tiste, ki tega e niso storili), in sicer z enakim nagovorom v smislu: “Pred nekaj dnevi ste bili povabljeni k izpolnjevanju ankete ... Iskreno se zahvaljujemo vsem, ki ste se odzvali. Vse, ki na anketo e niste odgovorili, pa ponovno prosimo ...”


Poiljanje omenjenih dveh sporoil celotnemu spisku potencialnih respondentov se izvede na obiajen nain poiljanja emailov, kjer v svojem odjemalcu (Gmail, Yahoo, MS Outlook, Thunderbird ...) poljete email vabilo z URL naslovom ankete. Naslovnike seveda vnesemo v polje BCC, (in ne CC), lahko pa se naredi tudi ena zelo enostavna skripta, ki vabila poilja posamezno. Res pa je, da je pri tem treba upotevati morebitne omejitve, saj se ponekod omejuje dnevno tevilo poslanih emailov (npr. Gmail ima v letu 2014 pri poiljanju prek spletne aplikacije dnevno omejitev 500 naslovov za posameznike in 2000 naslovov za organizacije). To lahko reite tako, da poiljke razporedite na ve dni ali jih poljete z ve razlinih email raunov. Email sistemi v organizacijah teh omejitev obiajno nimajo.
 

e vabilo poljete z vaega sicernjega email naslova, ima to e eno pomembno prednost. Vsem respondentom lahko namre poljete enak URL naslov ankete, saj je v primeru sledenja (toka 2 in 3) URL naslov individualiziran, kar lahko uporabniki tudi opazijo. Navedeno prednost velja v vabilu posebej izpostaviti, npr..: "Zagotavljamo vam popolno zasebnost vaih odgovorov, zato URL-ji ankete niso individualizirani..." To lahko pripomore k bistveno veji stopnji odgovora, saj mnoge respondente vse bolj moti dejstvo, da prejmejo individualiziran URL, pri emer se zavedajo, da to naeloma omogoa tudi vpogled v individualne odgovore. Izkunje pri evalvacijah izobraevalnih aktivnosti so v tem pogledu zelo pozitivne: sluatelji, ki vidijo enoten URL ankete, odgovarjajo bistveno bolj izrpno, poglobljeno in iskreno kot v primeru, ko so URL naslovi individualizirani.

 

2. Specializirani email sistemi za poiljanje emailov

Kadar elite respondentom poslati veje tevilo vabil (tri, tiri ...) ali pa spisek obsega ve tiso oseb, je zelo verjetno, da potrebujete sistem za poiljanje vabil.

e gre zgolj za sledenje respondentom in za vpraanje velikega tevila email vabil, lahko uporabite katerikoli specializiran program za poiljanje emailov (npr. MailChimp). Tovrstni programi so posebej prilagojeni, da se izogibajo spamu, hkrati pa beleijo podatek o tem, ali je bilo email vabilo dostavljeno in tudi to, ali je bilo s strani uporabnika odprto (prebrano). Tovrstni programi so v znatnem obsegu brezplani in so v pogledu oblikovanja email sporoila, monostih izogibanja spamu in poroanja o izidu emaila (dostavljen, odprt) veinoma superiorni email sistemom, ki so vgrajeni v orodja za spletno anketiranje.

e gre torej le za veliko tevilo naslovnikov in za nadzor nad tem, ali je bilo sporoilo dostavljeno in odprto, potem so zgornji sistemi nadvse primerni.

3. Integracija email sistema in orodja za spletno anketiranje

V primeru, ko imamo veje tevilo opomnikov seveda potrebujemo email sistem, ki je integriran v orodje za spletno anketiranje. Le tovrstna integracija omogoa beleiti, ne samo, katera enota je kliknila na vabilo, ampak tudi, kako dale je prila z izpolnjevanjem, kar je nato osnova za poiljanje nadaljnjih vabil oziroma opomnikov. Naeloma potrebujemo integracijo tudi za nadzor na podvojenim izpolnjevanjem in izpolnjevanjem s strani nepovabljenih oseb (v tem pogledu glej spodaj posebno obravnavo v razdelku 3.2 za problem nadzora nad izpolnjevanjem).

3.1 Problemi integriranega email sistema:

a) Uporaba integriranega sistema za poiljanje emailov obiajno ni potrebna, saj v skoraj vseh primerih zadoa two-email setting (glej toko 1 zgoraj), e posebej, e gre le za nekaj sto naslovov, saj email vabila hitreje in enostavneje poljemo iz lastnega email rauna (Gmail, Yahoo, MS Outlook, Thunderbird ...) oziroma iz rauna nae organizacije.

b) Analize kaejo, da je dodana vrednost tretjega ali etrtega emaila v skoraj vseh primerih zanemarljiva, in to e v smislu veanja stopnje odgovorov, e bolj pa je zanemarljiva v smislu dobljenih rezultatov. Premisliti zato velja, ali res potrebujemo tretji ali etrti email opomnik, saj s tem ne doseemo skoraj niesar, hkrati pa s tem mono kompliciramo in podaljujemo fazo zbiranja podatkov.

c) Upotevati tudi velja pravni vidik: uporaba email naslovov brez izrecnega dovoljenja naslovnika za potrebe anketiranja ni dovoljena. Vabila k anketi zato lahko poiljate samo naslovnikom, ki so se predhodno strinjali s tem, ali pa gre za doloeno interno evalvacijo uporabnikov, kjer so bili elektronski naslovi zbrani v povezanem administrativnem postopku neke organizacije, v kateri imate pooblastila oziroma obstaja eksplicitno doloilo v odgovarjajoem predpisu, ki je vzpostavil seznam email naslovov, kjer se dovoljuje razpolaganje z emaili tudi za potrebe vabil v anketo. V Sloveniji je zakonodaja e posebej stroga in je potrebno vsako zbirko osebnih podatkov (kar email brez dvoma je), ki nima osnove v kakem predpisu, prijaviti.

3.2 Nadzor nad izpolnjevanjem

V pogledu nadzora nad izpolnjevanjem velja dodati naslednje: Sistem za poiljanje vabil je naeloma potreben tudi za identifikacijo respondentov in prepreevanje podvojenih vnosov. e elimo npr. evalviratI neki izobraevani teaj, potem obiajno hoemo tudi prepreiti, da bi kdo od udeleencev vpraalnik izpolnjeval dvakrat ali pa, da bi na vpraalnik odgovarjali tudi ne-udeleenci. Do obrh situacij lahko naeloma pride, e nimamo individualnega sledenja. Vendar: izkunje kaejo, da so navedene teave - posebej, e evalvacijo izvedemo na licu mesta (npr. po mobilnem telefonu v predavalnici ali na raunalniku v raunalniki uilnici) in e posebej v primeru, ko so okoliine bolj neformalne (npr. interna evalvacija) - manje, kot so teave, ki nastanejo, e dobijo udeleenci individualizirano vabilo. V takem primeru je namre jasno, da je omogoen vpogled v odgovore. Ne presenea, da izkunje v takem primeru kaejo na bistveno nijo stopnjo sodelovanja in tudi na bistveno nijo iskrenost v odgovorih.

V primeru ne-individualiziranih vabil (two-email setting) pa lahko problem nadzora nad podvojenim oziroma nepovabljenim izpolnjevanjem v znatni meri reimo tudi z uporabo pikotkov ali celo omejitve dostopa IP tevilk. Pri tem je seveda potrebno upotevati vsakokratne okoliine. Ve o tem si lahko pogledate v knjigi Web Survey Methodology, v poglavju 2.4.

Logistino nekoliko bolj zapletena - zato pa toliko bolj temeljita - reitev je fizino razdeljevanje dostopnih kod, kjer respondenti svojo dostopno kodo izvleejo sluajno iz kupa kod (ki so npr. razrezane ali v ovojnicah). S tem se na eleganten nain preprei podvojeno ali nepovabljeno odgovarjanje, hkrati pa se zagotovi tudi popolna anonimnost, saj je URL tudi v tem primeru enoten za vse respondente. Tovrstni pristop se pogosto uporablja v anketiranju internih javnosti (npr. zadovoljstvo v organizacijah, drutvih). Obstajajo pa tudi virtualne razliice, kjer udeleenci izberejo svojo kodo v virtualnem prostoru, s imer se pribliamo tudi reevanju tovrstnega problema anonimizacije na volitvah in glasovanjih.

4. 1KA sistem za email vabila

Primeri, ko bi bilo smiselno in zakonito uporabiti integriran sistem za poiljanje vabil, so torej zelo redki. Je pa v takih primerih na voljo tudi sistem 1KA. 

Uporabnik mora seveda v takem primeru zagotoviti, 

  • da je spisek emailov bodisi pridobljen in uporabljen legalno (ima pravno osnovo v predpisu, s katerim so bili email naslovi zbrani) bodisi ima izrecno dovoljenje respondentov za poiljanje email vabil.

Uporabnik lahko pravico do uporabe 1KA sistema poiljanja vabil pridobi tako, da izpolni obrazec >>, v katerem pojasni svoje potrebe ter v skladu s pogoji uporabe in antispam politike zagotovi, da bo vabila poiljal le znanim prejemnikom, ki so se pred tem ali eksplicitno strinjali s sodelovanjem v raziskavi ali je razvidno, da gre za evalvacijo skupine, za katero ima uporabnik administrativne pristojnosti in podatke (lani drutva, sluatelji predmeta, naroniki, osebno omreje ipd.). Storitev naprednega poiljanja email vabil je plaljiva in se zarauna po 1KA ceniku.

 

Povezave:

Print

Prironiki (120)